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会議を減らす努力と会議に参加するにあたって意識するべきこと

自分の悪い癖で、もっとこうしたらよくできる!と過度に考えすぎて、実行をおろそかにさせてしまうところがあります。

そこで自分を反省し、どうしたらいいのか?を考えてみました。

自分がもっともいい解決方法だと思ったのは、自分が強制的に相手に対して声をかけられないようにすることでした。物理的に一緒の空間にいないようにするのがもっとも良いと思います。

ただし同時に注意点があると思っていて、まだ答えが見えてないものについて考えている時で、リアルタイムに意見をぶつけ合う必要性がある内容だけはしっかりと議論する場としての会議が必要不可欠だと思っています。

物理的に隣に話をする相手がいないとなると、文字ベースでのコミュニケーションになります。ですので、文字に残そうとします。

その上で、必ず話をする時間を事前に決めておけば、大きく時間を節約できます。みんなの時間を投資することになる会議を効率化できるし、その分決めたことを実行することに時間を使うことができます。

またこのやり方を採用すると、事前に前提となる情報を読みこんだ上で話に入れます。わざわざ議題の説明などの時間を省くことが可能になります。資料の見た目のつくり込みなどは不要。本質的に何を決めないといけないのか?がわかればいいと思います。

そのため、絶対に事前に書かれた情報を見た上でしか会議には参加するべきではありません。事前に目を通していない状態で会議に出てもその場で意義のある発言はできないからです。必ず事前に目を通してから参加が必須になります。

特に少人数の会社だった場合には、一人一人の役割が大きくなります。その人が行動できる時間が減ってしまうと、しっかりとした実行がなされないまま、次の改善を考えることになってしまいます。

これではきちんと実行するべきことが必要な量実行されていないので、どんなにいいやりかたを見つけられていたとしても、結果が出ません。

さらに会議で決めることの規模が大きくなり、難易度が高くなればなるほど、そこに参加する数が増える傾向があります。ただ僕はできるだけ会議はなく、少人数でやったほうがいいと思っている派です。全員が集まって会議して決めないといけないことばかりになると意思決定が必ず遅れるからです。

少数精鋭のチームにとって、これは致命的だと思います。小さいことの機動力が唯一の強みなのに、それさえも自ら握りつぶしてしまってはどうしようもありません。

また会議に参加していて、自分の関わるべき議題が終わったら、その会議からはさっさと抜けるなり、会議で実行すると決まったこと自分のタスクを整理することにすぐに移行したほうが望ましいと思います。

強い自戒を込めて。